Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: juni 2026

De Molen Software hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe lang, en welke rechten u heeft. Deze verklaring is van toepassing op alle diensten die De Molen Software aanbiedt via het platform op demolensoftware.nl.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De Molen Software is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor vragen kunt u contact opnemen via info@demolensoftware.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens van medewerkers van onze klanten:

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Functie en contractgegevens (uren, rol)
• Rooster- en aanwezigheidsgegevens
• Verlof- en ziekteverzuimregistraties
• Noodcontactgegevens
• Certificaten en opleidingsgegevens
• Interne communicatie (chatberichten, meldingen)
• Financiële transacties (indien de kasboek-module actief is)

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of BSN-nummers) tenzij de klant dit zelf invoert.

3. Rechtsgrond en doel

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst — voor het leveren van de dienst aan onze klanten (AVG art. 6.1.b)
• Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, audit logging en fraudepreventie (AVG art. 6.1.f)
• Wettelijke verplichting — indien bewaarplichten van toepassing zijn (AVG art. 6.1.c)

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Bij het beëindigen van de dienst worden alle gegevens van de organisatie binnen 30 dagen verwijderd. De klant kan op elk moment een verzoek tot verwijdering indienen.

5. Verwerkers en sub-verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende sub-verwerkers voor het leveren van de dienst:

Met iedere sub-verwerker zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform AVG artikel 28.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleuteling van gegevens in transit (TLS) en in rust
• Row Level Security: iedere organisatie ziet alleen de eigen gegevens
• Rolgebaseerd toegangsbeheer met fijnmazig rechtensysteem
• Audit logging van kritieke acties (aanmaken, verwijderen)
• Wachtwoordbeleid: minimaal 8 tekens met complexiteitseisen

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op inzage (art. 15) — opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie (art. 16) — onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op vergetelheid (art. 17) — uw gegevens laten verwijderen
• Recht op dataportabiliteit (art. 20) — uw gegevens in een leesbaar formaat ontvangen
• Recht op bezwaar (art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Om een verzoek in te dienen, neemt u contact op via info@demolensoftware.nl. Wij reageren binnen 4 weken. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

De Molen Software gebruikt alleen functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (sessie-authenticatie). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Voor de publieke website worden geen cookies geplaatst.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met een bijgewerkte datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij klanten per e-mail.